Anne-lys Herder, auteur op Herder Beeld en Tekst

Waarom jij zichtbaar moet zijn op je website

Een afbeelding zegt meer dan 1000 woorden. Dit cliché is zó waar. Eerder heb ik aandacht besteed aan de richtlijnen die gelden voor een goede foto. Tevens gaf ik tips voor het maken van de juiste foto. In dit bericht wil ik je laten weten waarom het belangrijk is om jezelf te laten zien. Zowel op je website als op je social media kanalen.Profielfoto's op internet

Veel ondernemers willen niet op de website. Ze vinden dat dit niet hoeft. Vaak weet ik ze te overtuigen. Zij zijn immers het gezicht van de onderneming, dat willen we zien. Soms is er toch nog een twijfel. Anderen laten (door mij) een profielfoto maken. Deze profielfoto zegt iets over datgene wat je wilt uitstralen. Daarom in dit artikel een aantal posseertips.

Een eigen foto?! NEE toch!

Om je onderneming te presenteren heb je een goede (profiel) foto nodig. Van je diensten en producten maar ook van jezelf. Ik kan je zo 4 redenen geven waarom een persoonlijke foto niet mag ontbreken op je online communicatiekanalen:

  • Mensen doen zaken met mensen, en niet met een bedrijf. Ze zien graag het gezicht van de onderneming
  • Wek vertrouwen op bij je doelgroep door jezelf te laten zien
  • Een eigen foto geeft een persoonlijke sfeer aan je website en / of social media. De drempel om contact met je op te nemen wordt verlaagd
  • Bouw herkenning op door op je verschillende communicatiekanalen een foto met dezelfde uitstraling te plaatsen

Foto’s trekken de aandacht. Ik durf te zeggen dat ook jij vaak als eerste naar afbeeldingen kijkt. Mensen willen weten wie jij bent. Wat voor gezicht er achter een bedrijf zit. Daarom hoor je dit te laten zien. Met een oprechte en pure foto. Een professionele foto is een foto waarop jij uitstraalt wat je wilt communiceren. Het liefst communiceer jij wat je aan de klant wil zeggen.

Heb je medewerkers? Ook hen geef je een plek op de website. Zo ontstaat er een vertrouwensband met alle medewerkers.

Profielfoto's op website

Waar voldoet een professionele profielfoto aan?Anne-lys Herder

  • Zorg voor eenheid
    Je website is opgemaakt in je huisstijlkleuren. Het heeft een bepaalde uitstraling. Je foto’s verdienen dezelfde uitstraling zodat het één geheel blijft. Bestaat je website uit frisse kleuren? Zorg dan voor een foto met frisse kleuren.
  • Straal op je foto’s
    Laat je glimlach zien. Een vrolijke foto zegt zoveel meer dan een foto waarop je niet blij lijkt.
  • Denk om de scherptediepte
    Zorg dat het belangrijkste op de foto (jij dus) scherp is. Door de omgeving wazig te maken creëer je accenten. Hierdoor wordt de foto aantrekkelijker. De aandacht van de bezoeker gaat uit naar datgene wat scherp is.
  • Let op de achtergrond
    Voorkom storende elementen in je foto. Zorg dat je een rustig beeld om je heen creëert zodat alle aandacht naar jou gaat
  • Straal professionaliteit uit
    Bedenk wat je met de foto uit wilt stralen. Wat voor je website geld, geld ook voor je social media. Een vakantiekiekje als profielfoto op je LinkedIn pagina geeft geen serieuze uitstraling.

Door de foto op al je social media uitingen te gebruiken straal je herkenning uit. Denk hierbij aan je Facebookpagina, twitterprofiel, LinkedIn, nieuwsbrief of Instagram. Mensen gaan je herkennen.

Veel gemaakte fouten

Omdat ik weet hoe belangrijk het hebben van een goede profielfoto is ben ik altijd benieuwd hoe iemand zich presenteert op internet. Helaas kom ik vaak (dezelfde) fouten tegen.

  • De afbeelding past niet bij de uitstraling van de website
  • Er bevinden zich storende elementen in de foto
  • Het is een platte foto. Doordat er geen gebruik gemaakt is van scherpte-diepte zijn er geen aantrekkelijke accenten
  • De foto is niet scherp
  • Er is een foto van een aantal jaar geleden gebruikt. De ondernemer is in de tussentijd nogal veranderd.
  • De omgeving is te storend of te veel in beeld
  • De ondernemer is erg gespannen op de foto en laat niet zichzelf zien

Toe aan een nieuwe foto?

Ben je toe aan een nieuwe professionele foto?  Laat het me weten. Samen gaan we op zoek naar hét beeld waarop je straalt en het vertrouwen creëert bij je doelgroep.

 

Waarom een Facebookgroep?

Als ik een Facebookworkshop geef komt het hebben van een Facebookgroep vaak aan de orde. Men vraagt zich af waarom dit voor hen interessant kan zijn. Veel workshopvolgers zijn enthousiast als ik hen de voordelen uitleg. En nog leuker is dat vaak gelijk een groep aangemaakt wordt. Maar waarom is het zo effectief? Ik leg het je uit.

De verschillende Facebookpagina’s 

Om te beginnen, Facebook heeft 3 soorten pagina’s. Een persoon heeft een privé pagina, voor zakelijke doeleinden is er de bedrijfspagina en dus de Facebookgroep. Elke pagina heeft zijn eigen mogelijkheden. In het overzicht hieronder is met een kader aangegeven waar de betreffende pagina aan te herkennen is.

Facebook mogelijkheden

Ondernemers denken gelijk aan een zakelijke Facebookpagina wanneer Facebook ingezet wordt. Helaas wordt de Facebookgroep vaak onderschat. En dat terwijl het een krachtige tool is om in contact te treden met je klant.

Zakelijk ben ik bijvoorbeeld lid van groepen zoals ‘durf te vragen over WordPress‘, ‘durf te vragen over Facebook marketing‘, ‘zzp’er durf te vragen‘ of ‘ondernemers in Fryslan‘. In deze groepen discussieer ik mee, deel ik mijn eigen berichten of start ik zelf een bericht als ik ergens een vraag over heb. Doordat deze groepen bestaan uit mijn doelgroep of collega ondernemers creëer ik een groot bereik met mijn berichten. Bij vragen is er altijd wel iemand die de oplossing heeft. Ik ben als het ware lid van een community, dat voelt vertrouwd en ik kan ergens terecht met mijn vragen.

Voor- en nadelen Facebookgroep:

Een Facebookgroep kan gezien worden als een ontmoetingsplaats van mensen met dezelfde interesses. Als ondernemer kun je een Facebookgroep voor je bedrijf gebruiken als klantenservice, netwerkservice of een groep voor de deelnemers van een workshop. Je creëert een bepaalde community voor je diensten of producten. De groepsleden voelen zich speciaal, zij horen ergens bij waar niet iedereen bij hoort.

Het is een gemakkelijke manier van communiceren met je doelgroep. Een nieuw bericht komt bij alle leden van de groep onder ogen. Leden kunnen instellen of ze een melding van elk nieuw bericht willen ontvangen.

Voordelen;

  • Nauw contact met je doelgroep
  • Je hebt verschillende privacy instellingen voor de groep. Als je deze goed instelt kunnen berichten ook alleen door de leden gelezen worden
  • Vergroot je Online Zichtbaarheid
  • Maak jezelf tot een expert
  • Sinds kort kun je in groepen ook berichten plaatsen of reageren als pagina.

Nadelen:

  • Geen inzicht in statistieken
  • Nog een Facebookpagina die voorzien moet worden van informatie
  • Je kunt geen berichten inplannen

Ik heb verschillende Facebookgroepen in mijn beheer. Een hiervan is een groep voor de deelnemers van mijn challenge. Het leuke wat ik heb ervaren aan deze groep is dat mensen elkaar gaan helpen. Als iemand een vraag heeft en ik even niet aanwezig ben, weet een ander misschien het antwoord wel. Zo hoef jij als beheerder niet continu aanwezig te zijn.

Besloten, geheim of open Facebookgroep?

Een Facebookgroep kan verschillende privacy-instellingen hebben. Bedenk voordat je de groep aanmaakt wat je ermee wilt bereiken.

  • Een besloten groep voor een bepaalde doelgroep

Zet de privacy instellingen op besloten als je een groep aanmaakt voor bijvoorbeeld klanten die meedoen aan een bepaald programma. Het is een ontmoetingsplaats voor deelnemers. De groep is wel voor alle Facebookgebruikers te vinden en men ziet wie er lid is. Echter zien niet-leden geen berichten. Nieuwe leden kunnen alleen lid worden na toestemming van de beheerder. De groep blijft op deze manier veilig voor het stellen van vragen of het delen van documenten.

  • De geheime groep voor hele speciale mensen

Dit is bijvoorbeeld een privacy instelling die je goed kunt gebruiken voor mensen om je iets te vragen. In tegenstelling tot de besloten Facebookgroep duikt deze niet op in de zoekresultaten. Nieuwe leden kunnen alleen lid worden als ze door de beheerder worden toegevoegd. Mensen die hier lid van zijn voelen zich erg speciaal.

Je kunt deze vorm bijvoorbeeld ook gebruiken om intern te communiceren.

  • Open groepen zijn er om jezelf te onderscheiden 

Deel je expertise, breid je netwerk uit, wek vertrouwen op en deel relevante content. Dat is het doel van een open groep. Een groep is succesvol als het zich concentreert op één product of dienst. Iedereen ziet de berichten van deze groep. Alleen leden kunnen berichten plaatsen of ergens op reageren.

Conclusie

Facebookgroepen zijn effectief om in te zetten. Er ontstaat een community rondom je onderneming. Mensen voelen zich speciaal omdat ze ergens bij horen? Ben je nog niet overtuigd of weet je niet hoe je een groep aanmaakt? Laat het me weten, ik help je er graag mee.

 

Is je website net een huis?

Het afgelopen jaar heb ik samen met mijn vriend een huis gebouwd. In 2015 kochten we een woning wat nodig aan vervanging toe was. Nu, in 2017 staat er een woning om trots op te zijn. Tijdens en na de verbouw kwam ik er al snel achter dat het huis vergeleken kan worden met een website.

De Fundering

Na aankoop van de woning gingen we al vrij snel in gesprek met een architect. Samen met hem bedachten we de indeling, het geraamte van de woning. Een aantal van onze eisen:

  • Veilig
  • Oppervlakte zo logisch mogelijk indelen
  • Zo weinig mogelijk onderhoud
  • Kamers moeten zonder te zoeken gevonden worden
  • Alles op de begane grond
  • Korte wegen naar de eindbestemming

De wensen zijn vergelijkbaar als bij de website. Een website moet zo logisch mogelijk ingedeeld worden en duidelijk en overzichtelijk zijn.

Een woning moet een goed en veilig fundament hebben. Dit is de basis van een sterk veilige woning. Bij de website is het fundament de hosting. Zoveel auto’s, zoveel hostingpartijen. De een duurder dan de andere. Welke is veilig? Wie heeft er verstand van WordPress? Hoe zit het met de serverruimte? Is er een goede helpdesk? Allemaal vragen die je stelt bij het zoeken naar de meest betrouwbare hostingpartij waarbij je website in veilige handen is.

De indeling van een huis

Het geraamte

Het geraamte van een website maak ik in WordPress. Ik bepaal uit welke onderdelen een pagina bestaat, uit welke onderdelen het menu bestaat en welke wegen de bezoekers naar de juiste informatie bewandelen.

Een huis heeft net als een website een aantal vaste elementen. Deze pagina’s horen op je website (net als een wc, keuken, slaapkamer, keuken, deuren en ramen in een woning):

  • Homepagina
  • Pagina met je aanbod
  • Over mij / over het bedrijf
  • Portfolio en recensies
  • Pagina met blogartikelen
  • Contactpagina

Ook wordt hier de uitstraling van de website bepaald. Het lettertype wordt vastgesteld, de kleuren worden bepaald, de knoppen krijgen de juiste grootte en alles staat netjes ingedeeld.

De inrichting

De vaste basis van onze woning staat. Nu mag ik me uitleven met de inrichting. De inrichting is flexibel en wordt steeds weer gewijzigd. Vooral als je er net woont is het zoeken naar de juiste plek voor de inboedel. Als me iets niet bevalt verplaats ik het weer. Ik zorg elke keer weer voor een schone woning zonder obstakels. Er wordt een woning gecreëerd die volledig bij ons past. Bezoekers moeten zich er welkom voelen.

Ook de flexibele onderdelen van een website worden telkens weer gewijzigd. Informatie wordt toegevoegd of aangepast. De website houd je schoon door afleidende informatie te verwijderen en je zorgt voor leven. Flexibele onderdelen aan je website kunnen zijn; je webshop,  een agendapagina, afbeeldingen of je blogpagina.

De flexibele onderdelen controleren we regelmatig terwijl het belangrijk is om de vaste onderdelen minstens jaarlijks bij langs te gaan. Er wordt geleefd in de woning en we voelen ons er thuis. Het is een woning die bij ons past en die onze identiteit uitstraalt. Zo hoort het ook met je website te zijn. Door deze zorg en aandacht te geven wordt dit jouw kindje, iets waar je trots op bent en waar bezoekers zich thuis voelen.

Ben je toe aan een nieuwe website? Je weet me te vinden.

 

Maak je PDF bestand invulbaar met de PDFEscape

Regelmatig ontvang ik PDF bestanden die ik moet invullen maar niet invulbaar zijn. Ik kan dan twee dingen doen. Of het bestand omzetten naar Word met het programma PDF to Word Conferter of het bestand printen om het met de pen in te vullen. Ik kan het weer insannen zodat ik het digitaal heb.

Makkelijker is om het PDF bestand invulbaar te maken. Zowel voor de zender als de ontvanger. Met het programma PDFescape is het mogelijk om invulvelden te maken zodat je klanten het bestand gemakkelijk in kunnen vullen en opslaan.

Invulvelden maken in je PDF bestand

Ik heb zowel een tekstuele stappenplan als een video voor je gemaakt waarbij precies uitgelegd wordt hoe invulvelden in een PDF bestand worden gemaakt. Voor de uitleg met beeld (ruim 3 minuten) scroll je naar onderen.

  • Ga naar PDFescape.com
  • In het scherm wat je krijgt kies je voor ‘UPLOAD PDF TO PDFESCAPE’
    PDF escape bestand oploaden
  • Zoek het bestand dat je wilt uploaden op de computer. Deze wordt geladen en geopend. Als voorbeeld heb ik mijn Facebook werkboek upgeload. Het volgende scherm verschijnt:
  • PDF escape bestand
  • Linksboven staat een menu. Om invulvelden te maken kies je voor ‘Form Field’. Er opent zich een pop-up met de ‘FORM FIELD CREATION TOOL’. Kies hier voor het type ‘Text’. Je wilt namelijk een tekstvak maken.
  • Tekstveld maken in PDF escape
  • De velden die je invulbaar wilt maken selecteer je.
  • Wanneer je alle velden bij langs bent geweest kies je aan de linkerkant voor het groene icoontje ‘Save and download PDF’. Het bestand wordt opgeslagen en gedownload.
  • Save and download PDF
  • Het PDF bestand is nu invulbaar.

Video-uitleg

Ik hoop dat je deze tip veel gaat gebruiken. Lukt het je toch niet om de velden invulbaar te maken of loop je ergens anders tegenaan? Je weet me te vinden!

 

 

Je zakelijke e-mail via Gmail

Elke ochtend startte ik het programma Outlook op. Ik verwerkte mijn mail en gebruikte dit programma voor mijn afspraken, takenlijst en om mail te ontvangen / verzenden. Hartstikke handig. Maar ondertussen kreeg ik ook de melding van Antagonist  (mijn voorkeurshosting) dat mijn resellerpakket vol zat. En dat terwijl ik nog niet het maximaal aantal websites per pakket had. Het bleek dat mijn mail de boosdoener was. Onnodig veel ruimte werd in beslag genomen.

Mijn mail werd namelijk op de server bewaard. Op dezelfde server staat n mijn websites. Niet ideaal dus. De websites nemen al een aantal MB’s in. Als mijn mail daar ook nog bij komt dan worden deze MB’s snel verdubbeld.

Ik werd al eens eerder getipt om met Gmail te gaan werken. Ik had al een gmail account voor o.a. mijn Google plus pagina. Ik vond het niet ideaal, onoverzichtelijk zelfs. Maar nu mijn server te vol raakte moest ik er toch aan geloven. En ik kan je zeggen dat ik me er steeds beter in thuis voel. Ik ontdek steeds meer mogelijkheden die het mailen makkelijker en overzichtelijker maken.

De voordelen van Gmail:

  • De mail wordt online bewaard. Hierdoor gebruik je geen ruimte op je server. Deze ruimte kun je gebruiken voor websites
  • Doordat de mail online wordt bewaard is het mogelijk om deze altijd en overal te bekijken. Nu zul je denken: dit kan ook met webmail. Daar kun je echter geen handtekening aan je mails toevoegen als je mails via je IPad of mobiel verstuurt
  • Binnenkomende mail kan gelijk gesorteerd worden. Hierdoor vermijd je dat je alle mail (ook reclame) in je inbox krijgt
  • De verschillende labels (te vergelijken met mappen) kun je een kleur geven. Door deze kleuren wordt het gemakkelijker om een e-mail in je lijst terug te vinden
  • Geef mails een filter waardoor deze de inbox overslaat en gelijk gearchiveerd wordt

Je mail koppelen aan Gmail

Als jij je mailadres op de juiste manier koppelt aan Gmail dan kun je mails versturen en beantwoorden met je zakelijke mailadres. Niemand ziet dat jij in Gmail werkt. Maar hoe doe je dit?

Ga naar Gmail.com. Als je al een account hebt log je in. Nog geen account? Maak deze dan eerst aan.

Rechtsboven staat het tandwieltje. Klik hierop en ga naar instellingen.

In het tabblad Accounts en Import gaan we zorgen dat de mail van je zakelijke mail ontvangen wordt en als afzender wordt gebruikt bij het versturen van mails.

We gaan eerst zorgen dat je zakelijke mail ontvangen wordt door Gmail.

Je zakelijke mail ontvangen via Gmail

Halverwege zie je de optie E-mail bekijken uit andere accounts. Door hier op te klikken opent zich een pop-up, vergelijkbaar met deze afbeelding.

Geef je zakelijke e-mailadres op. Via je hostingpartij of webdesigner heb je een wachtwoord ontvangen. Deze geef je aan bij wachtwoord. De POP-server heb je ook via één van deze partijen ontvangen. Ik werk met Antagonist, vandaar dat mijn POP-server mail.antagonist.nl is. Het poortnummer ligt aan je hosting. Voor Antagonist zet je deze op 995.

Je ziet een aantal opties waarmee je je inbox kunt organiseren. Of je dit gebruikt is aan jou.

Wanneer je dit hebt ingevuld klik je op ‘wijzigingen opslaan’ en komt je zakelijke mail via Gmail binnen.

Zakelijke mail verzenden vanuit Gmail

Je wilt dat mails ook vanuit je zakelijke mailadres worden verzonden. Dit gaan we instellen. In het tabblad accounts en import staat de optie ‘Mail verzenden als‘. Kies voor de optie E-mailadres toevoegen en vul de gegevens van jouw mailadres in. Geef je naam of bedrijfsnaam weer, het mailadres en zet de optie ‘beschouwen als alias’ uit. Klik op ‘volgende stap’. Je ontvangt een vertificatiemail waarmee Gmail kijkt of jij eigenaar van dit mailadres bent.

Door op volgende stap te klikken vul je nog wat gegevens in:
SMTP-server: smtp.jouwdomeinnaam.nl
Gebruikersnaam: info@jouwdomeinnaam.nl
Wachtwoord: het wachtwoord dat je via je hostingpartij of webdesigner hebt ontvangen (hetzelfde wachtwoord heb je eerder ook ingevuld)
Poort: Het poortnummer ligt aan de hosting. Werk je met Antagonist, dan kies je poortnummer 587.

E-mails verzenden

Geef bij het mailadres ‘als standaard instellen‘ aan. Zo zorg je dat mails die verzonden worden automatisch verstuurd worden vanuit je zakelijke mailadres zonder dat je hier om moet denken.

Je kunt in totaal met 5 verschillende mailadressen werken binnen Gmal. Bij het opstellen van een nieuwe mail staat standaard het mailadres wat je als standaard hebt opgegeven. Achter je mailadres staat een pijltje waarmee je kunt kiezen voor een ander mailadres. De mail wordt dan ook vanaf dit mailadres verzonden.

Als je dit hebt ingesteld kun jij vlekkeloos je mail bedienen vanuit Gmail. Dit bespaart je een hoop ruimte op je server waarvoor je moet betalen.

Werk jij met Gmail? Misschien heb je enkele tips voor me.